Dando cumplimiento a la en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto 1377 de 2013, ANDICOL se compromete a cuidar y salvaguardar los datos suministrados por sus clientes, proveedores y empleados garantizando los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. 
 

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GENERALIDADES 

ANDICOL garantiza la protección de los derechos a la privacidad, intimidad, buen nombre e imagen de todos nuestros clientes, proveedores, empleados, exempleados, contratistas y demás titulares de los datos personales que reposan en nuestras bases de datos.

DEFINICIONES 

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1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.  

2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.  

3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.  

4. d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.  

5. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.  

6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.  

7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.  

8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.  

9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.  

10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. 

 

PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 
 

Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por ANDICOL en

los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

 

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1. Principio de Legalidad: El tratamiento de los datos personales se ajustará, a lo normado en la Constitución, la ley y el presente reglamento. 

2. Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales acopiados por ANDICOL deben obedecer a una finalidad legítima de la cual deben ser informados los titulares de dicha información. 

3. Principio de libertad: El tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán se obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial, que releve el consentimiento.  

4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizársele el derecho al titular de obtener de ANDICOL en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de los datos que le conciernen.  

6. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet, u otros medios de comunicación o de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados. 

7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de ANDICOL se deberá proteger a través del uso de medidas técnicas, humanas y administrativas, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado o fraudulento. 

8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de haber terminado su relación con alguna de las actividades que comprende ese tratamiento.         

 

OBJETIVO 

 

Definir procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza ANDICOL, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de sus asociados de negocios en el marco de lo establecido en la ley.   
ÁMBITO DE APLICACIÓN

 
El presente manual será aplicable a los datos personales y comerciales registrados en las diferentes bases de datos manejadas por ANDICOL, para fines laborales, financieros y comerciales, entre otras actividades relacionadas con el objeto social de la organización.

 
La información que recolecta ANDICOL puede incluir, en todo o en parte según las necesidades por la cual se recauda la información, entre otros los siguientes datos:  

 

• Nombres y apellidos

• Tipo y número de identificación

• Nacionalidad y país de residencia

• Fecha de nacimiento y género

• Estado civil y/o parentesco en relación con personas menores de edad o  discapacitados solicitantes de nuestros servicios

• Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales y/o laborales)

• Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales)

• Profesión u oficio

• Compañía en la que labora, laboró y cargo

• Referencias laborales, comerciales y personales

• Afiliaciones a EPS, ARL, Pensiones, AFP, Seguro de Vida

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Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en la sede de ANDICOL, lo cual es autorizado por nuestros asociados de negocios al aceptar esta Política de Privacidad.

La simple aportación voluntaria que haga el asociado de negocio de sus datos personales o comerciales constituye la aceptación de estos términos y condiciones y en consecuencia nos autoriza tácitamente al tratamiento de sus datos personales.

En algunos formatos se requiere que el asociado de negocio facilite voluntariamente datos personales o comerciales, incluido su nombre o razón social, dirección, correo electrónico, número de teléfono, información de contacto, escolaridad, trayectoria laboral o comercial, NIT o Cedula y otros datos de los que se pueda deducir su identidad. ANDICOL puede realizar estudios judiciales, realizar visitas domiciliarias, y exámenes médico laborales y toda esta información proporcionada voluntariamente por el asociado de negocio.

VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN 

Nuestros titulares de la información, deberán suministrar información veraz sobre sus datos personales o comerciales para efectos de hacer posible la prestación de los servicios por parte ANDICOL, y bajo cuya condición aceptan entregar la información requerida.  

 
ANDICOL presume la veracidad de la información suministrada y por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad. 

 

BASE DE DATOS 

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Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican para las bases de datos que maneja ANDICOL y que serán registradas de conformidad con lo establece la ley.

Datos Sensibles: El tratamiento de los datos sensibles se realizará conforme lo establece la ley y se le informará de forma explícita y previa al titular cuales son los datos sensibles sujetos a tratamiento para obtener su consentimiento. 

 

LEGISLACIÓN APLICABLE 

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Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto número 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y lo ordenado en el Decreto 886 de 2014. 

INFORMACIÓN DE NIÑOS Y ADOLESCENTES MENORES DE EDAD  
 

ANDICOL velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales. 

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. 
 

La información y datos personales recolectados a través de ANDICOL son utilizados para la realización de transacciones financieras de pagos, cobros o reembolsos, atender procedimientos legales, efectuar reportes, atender requerimientos de las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias, compañías aseguradoras, para fines administrativos internos y comerciales, incluyendo investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, para la ejecución de contratos laborales y de prestación de servicios, afiliación al Sistema General de Seguridad Social y actividades complementarias, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y demás finalidades indicadas en este documento, en razón del objeto social de la empresa. 

Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros asociados de negocios en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan que ANDICOL realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos.

AUTORIZACIÓN  

La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de ANDICOL, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. ANDICOL, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.   

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.  

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:  

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ANDICOL, en su condición de responsable del tratamiento.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ANDICOL en su condición de Responsable del Tratamiento.

3. Ser informado por ANDICOL previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.  

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DEBERES DE LA EMPRESA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES  
 

ANDICOL tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.  
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, ANDICOL se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:  

 

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1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3. Realizar oportunamente, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.

5. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

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PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN  

 

DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.

Así mismo, el titular tiene derecho a solicitar su rectificación en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales, contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política de Privacidad.

Nuestros asociados de negocio, pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud al correo electrónico: andicol@andicol.com.co o a la dirección: Carrera 51 #6 Sur 45, de la ciudad de la Medellín, de conformidad con esta Política de Privacidad.  

Debe incluir en la solicitud los siguientes datos:   

 

1. Nombres y apellidos.

2. Tipo de documento.

3. Número de documento.

4. Teléfono.

5. Correo electrónico.

6. País.

7. Asunto.   

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RESPUESTA A CONSULTAS  

 

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.  

RECLAMOS  
 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:  

 

1. El reclamo lo podrá presentar el Titular en el correo andicol@andicol,com  si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, se debe de dar un plazo de 5 días para el envío de la información que se requiere.   

2. Una vez recibido el reclamo completo, se realizará la gestión correspondiente para la solución del reclamo por parte del titular de la información.  

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.    

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RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

 

ANDICOL tiene la obligación de rectificar y actualizar, la solicitud del titular, la información de éste, que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.  

ANDICOL tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.  

ANDICOL podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.   

 

SUPRESIÓN DE DATOS  

 

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ANDICOL la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:  

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1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron conseguidos.

3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.  

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REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN  

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, deberán contactar a ANDICOL mediante correo electrónico: andicoll@andicol.com.co  o a través del teléfono (4) 322 28 00

 
MEDIDAS DE SEGURIDAD  

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ANDICOL, ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  

No obstante lo anterior el titular de la información asume los riesgos que se derivan de entregar esta información en un medio como internet, el cual está sometido a diversas variables – ataques de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, entre otras. ANDICOL hará su mejor esfuerzo tecnológico para garantizar la seguridad de la información personal de todos sus clientes y/o usuarios, empleando razonables y actuales métodos de seguridad para impedir el acceso no autorizado, para mantener la exactitud de los datos y garantizar la correcta utilización de la información.  

IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD  

ANDICOL mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. 

El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:  

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1. Funciones y obligaciones del personal.

2. Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.

3. Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.

4. Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.

5. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

6. El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.

7. El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.  

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MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD  

ANDICOL se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. 

TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES  

Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios.